Business English

Schriftliche Korrespondenz ist die Grundlage für Geschäftsbeziehungen rund um den Globus. Und so gehört auch das Schreiben von Anfragen, Angeboten und Bestellungen in der Verkehrssprache Englisch zum Alltagsgeschäft. Dabei gilt es, neben dem formalen Aufbau der Briefe und E-Mails, auch typische Formulierungen und rechtliche Anforderungen zu kennen.

 

In diesem Kurs befassen wir uns vorwiegend dem Thema "Geschäftsbriefe". In realitätsnahen Situationsaufgaben versetzen Sie sich in die Lage eines Büroangestellten und üben – ausgehend von Musterbriefen – das Schreiben von enquiries, offers und orders. Anschließend widmen wir uns noch dem "Telephoning", um so die wesentlichen Bestandteile der geschäftlichen Kommunikation abzubilden.

 

In den thematischen Wortschatzlisten sind Standardphrasen zum Schreiben von Geschäftsbriefen und E-Mails sowie zum Telefonieren aufgelistet. Sie dienen als Hilfestellung beim Bearbeiten der jeweiligen Übungsaufgaben.

 

Am Ende des Kurses erfolgt ein Test. Sie schreiben zwei Geschäftsbriefe und zeigen, dass Sie diese selbstständig unter Anwendung des entsprechenden Vokabulars verfassen können.


1. Geschäftsbriefe

Allgemeines

Bei der formalen Gestaltung von Geschäftsbriefen und E-Mails wird zwischen britischem und amerikanischem Format unterschieden. Im internationalen Schriftverkehr verwendet man heute hauptsächlich das britische Format. Nur im direkten Kontakt mit Firmen in den USA ist das amerikanische Format gebräuchlich. Dieser Kurs orientiert sich daher ebenfalls am britischen Format.

Internationale Geschäftskorrespondenz gehört für viele Angestellte kaufmännischer Berufe zum Arbeitsalltag. Erfahrungsgemäß haben viele beim Verfassen von englischen Geschäftsbriefen oft Schwierigkeiten mit den folgenden Punkten:

 

Anrede und Grußformel

Die Anrede Dear Sir or Madam ist unpersönlich und wird nur dann verwendet, wenn man sein Gegenüber noch nicht kennt, wie beispielsweise bei der ersten Kontaktaufnahme in Form einer enquiry. Steht am Anfang eines Briefs eine unpersönliche Anrede, so wird am Ende die Grußformel Yours faithfully verwendet.

Kennt man sein Gegenüber bereits, so verwendet man eine persönliche Anrede (z. B. Dear Mr Taylor oder Dear Ms Evans). In der Geschäftskorrespondenz setzt sich die neutrale Anrede Ms für Frauen immer mehr durch. Immer seltener sieht man die traditionellen Formen Mrs (verheiratet) oder Miss (ledig). Die Grußformel am Ende des Briefes lautet bei persönlicher Anrede immer Yours sincerely.

Wenn Geschäftspartner schon länger miteinander in Kontakt stehen und das Verhältnis beinahe freundschaftlich ist, wird in der Regel Best wishes oder Kind regards als Grußformel verwendet. Die Anrede lautet in diesem Fall ebenfalls Dear Mr/Ms

 

Position und Schreibweise des Datums

Im britischen Geschäftsbrief befindet sich das Datum oben rechts unter der Absenderadresse. In den letzten Jahrzehnten hat sich die einfache Schreibweise des Datums durchgesetzt, z.B. 8 October 2014. Die traditionelle Schreibweise des Datums (8th October 2014 oder 31st March 2015) wird immer seltener verwendet. Im britischen Englisch steht kein Komma zwischen Monat und Jahreszahl, im amerikanischen Englisch hingegen schon (z. B. October 8, 2014).

 

Absätze

In Geschäftsbriefen erhält grundsätzlich jeder Gedanke seinen eigenen Absatz, auch wenn dieser nur aus einem Satz besteht. Die Abfolge der Informationen in den verschiedenen Brieftypen erfolgt nach einem festen Schema. In einer Anfrage schreibt der Absender beispielsweise im ersten Absatz, wie er die Adresse des Empfängers erhalten hat. Im zweiten Abschnitt stellt der Absender die eigene Firma kurz vor und begründet, warum er an den Produkten oder Dienstleistungen des Empfängers interessiert ist.

 

Verwendung der tenses

Die Verwendung der englischen tenses ist eine häufige Fehlerquelle beim Schreiben von Geschäftsbriefen und E-Mails. Wichtig ist, die Briefe möglichst einfach und gut verständlich zu schreiben. In der Regel verwendet man in Geschäftsbriefen durchgängig das simple present. Wird auf Vergangenes oder Zukünftiges verwiesen, werden das simple past bzw. das going-to-future verwendet.

 

Inhalt

Beim Inhalt kommt es auf zwei Dinge an: Der Brief sollte vollständig sowie rechtlich einwandfrei sein. Eine Anfrage beispielsweise darf nicht so geschrieben sein, dass sie der Empfänger als Bestellung versteht. Wenn wichtige Aspekte fehlen oder Zahlen verkehrt sind, kann dies das eigene Unternehmen unter Umständen viel Geld kosten. Besonders beim Schreiben von offers und orders sollten Sie daher besonders sorgfältig vorgehen.

 

1.1. Enquiries

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1.1.1. Exercise 1

Nachstehend sehen Sie ein Beispiel eines Geschäftsbriefes.

Ordnen Sie die nachstehenden Bezeichnungen richtig den jeweiligen Buchstaben zu. 

Die Lösung tragen Sie bitte in das darunterliegende Formular.

Abgabe:

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.

1.1.2. Exercise 2

Verfassen Sie nachstehende Anfrage und schicken Sie sie am besten als pdf an office@die-senkrechtstarter.at:

1.1.3. Exercise 3

Nachstehende Aufgabe können Sie direkt in das darunter liegende Formular schreiben und so abgeben.

Abgabe:

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.


1.2. Offers

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1.2.1. Exercise 1

Which of the following statements describe an enquiry and which an offer? Write O (for offer) and E (for enquiry).

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.

 

Read an example:

1.2.2. Exercise 2

Read the offer. Are the statements true or false? Tick the right boxes:

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.

1.2.3. Exercise 3

Verfassen Sie nachstehendes Angebot und schicken Sie es am besten als pdf an office@die-senkrechtstarter.at:

1.2.4. Exercise 4

You are a sales assistant at Büromöbel Walter, a manufacturer of office furniture based in Bonn.

You have received the following e-mail from your boss (7 April 2020). Write the offer.

Abgabe:

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.


1.3. Orders

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1.3.1. Exercise 1

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.

1.3.2. Exercise 2

Abgabe:

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.


2. Telefonieren

Allgemeines

Heutzutage ist Telefonieren eine alltägliche Sache, die sich gerade im Berufsleben als unerlässlich erweist. Auf Englisch zu telefonieren, stellt für viele jedoch eine Hürde dar. Am Telefon können die Mimik und Gestik des Gesprächspartners nicht erfasst werden.

Daher ist es umso wichtiger, einzelne Wörter und Phrasen richtig zu verstehen. Auch das Wissen um den eigenen begrenzten Wortschatz und die damit verbundene Unsicherheit machen das Telefonieren auf Englisch zu einer großen Herausforderung. Daher ist es unerlässlich, diese berufsbezogene Aktivität anhand authentischer Telefongespräche zu üben, sowohl in der Rolle des Anrufers als auch in der Rolle des Angerufenen. Mittlerweile haben die meisten mittelständischen und großen Unternehmen Geschäftspartner überall auf der Welt und setzen bei ihren Bewerbern Grundlagen im Telefonieren auf Englisch voraus.

2.1. Exercise 1:

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Listening
Track_08.mp3
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Abgabe:

Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.


2.2. Exercise 2:

 

Download the vocabulary list below and write the 3 role plays. Send it as a mail to office@die-senkrechtstarter.at

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die Senkrechtstarter e.U. | Stadtplatz 19/1, 4950 Altheim | +43 (0) 650 927 37 56 | office@die-senkrechtstarter.at